Att man som företag kontinuerligt måste arbeta med förändringar inom den egna organisationen är det sällan någon som ifrågasätter. Det ses snarare som en förutsättning för att bibehålla sin position på den allt mer fluktuerande marknaden. Generellt sett pratas det mycket om förändringsarbeten och vad man ska tänka på, både under och efter ett förändringsprojekt. Men att arbeta med ständiga förbättringar kan såklart vara både svårt och krävande. Hur identifierar man till exempel vilka områden och processer som gömmer de största tidstjuvarna och hur förhåller man sig till det faktum att gamla framgångsprocesser nu är föråldrade, kostsamma och inte alls så värdeskapande som de en gång var?
Det är egentligen inte så svårt att bli framgångsrik med sitt förändringsarbete, det gäller bara att börja i rätt ände och inte påbörja någon förändring innan man blivit klar med processkartläggningen. En självklarhet som allt för ofta prioriteras bort till fördel för snabba resultat. Nedan tittar vi närmare på utmaningarna med förändringsarbeten och listar sju fördelar med att processkartlägga innan man påbörjar förändringsarbetet i organisationen. Det handlar om att inte göra förändringar i en ”svart box”.
Arbetsprocesser
Om man börjar med företagets huvudprocesser, bryter ner dessa i delprocesser och vidare ner till arbetsuppgifter, aktiviteter, output, input, systemstöd, rollfördelningar, osv., landar man ofta i ett stort nät av olika arbetsprocesser. Arbetsprocesserna är alla, på olika sätt, länkade till och beroende av varandra. Fortsätter man gräva så kan det ofta framstå som ett fullständigt virrvarr av ständigt pågående arbetsflöden. Men det är också i detta nät av väloljade processer som företaget kan skapa värde i form av nöjda kunder, tillfredsställda behov, leverans av produkter, eller vad det nu kan vara som gör att företaget håller kvar sin position på marknaden.
Förändringsarbete i den svarta boxen
Tänk dig företaget som den berömda boxen, där allt som händer inom organisationen ryms inuti denna box. Alla processer och arbetsflöden, men också alla roller, medarbetare, kunder, leverantörer samt övriga intressenter och kravställare.
Om företaget inte har kontroll på hur alla processerna hänger samman, hur ska man då kunna garantera att de förändringar man beslutar att genomföra faktiskt ger förbättringar för hela företaget? Utan vetskap om hur förändringar som görs på den ena sidan av boxen påverkar övriga sidor utsätter man företaget för en onödig risk eftersom man helt enkelt inte vet vad som händer i resterande delar av boxen.
I ett läge som detta kan man kan säga att företaget är som en svart box.
Det finns många exempel på när små förändringar, utförda i all välmening, får stora negativa konsekvenser i andra relaterade arbetsprocesser på grund av att man arbetar i den svarta boxen. Det är nog många som kan relatera till nedan exempel.
- Du ändrar en parameter i ett system och vips så saknar ekonomiavdelningen hälften av all viktig information innevarande månad.
- Du korrigerar en rubrik på en rapport som varit felaktig länge, utan vetskap om att rapporten behandlas automatiskt av ett program senare i arbetsprocessen. Vips så hittar inte programmet rapporten den ska bearbeta och en stor viktig kundleverans glöms bort.
Förändringar som från början ser ut att vara ett genialt drag, sett från din sida av boxen, kan mycket väl vara länkade till andra viktiga processer i boxen som inte alls påverkas lika positivt av din förändring. Resultatet blir att de fördelar du vann på ena sidan äts upp av alla de negativa förändringar som skedde på andra sidan och i värsta fall så kan en förändring med syfte att minska tid resultera i en förändring som tar mer tid.
Att arbeta i en svart box är kostsamt, tidskrävande och ineffektivt och vid osäkra förändringar är det inte bara system och processer som påverkas, även medarbetarna blir lidande. Förändringar som slår fel, och skapar mer problem än de löste, resulterar ofta i negativ stress och frustration hos medarbetarna samtidigt som de skapar en oro inför framtida förändringsarbeten.
Ta kontroll över boxen och bli framgångsrik med processkartläggning
Många gånger kan en processkartläggning upplevas som tidskrävande, men i jämförelse med den tid det tar att alltid vara tvungen att börja om från noll (försäkra sig om att man fått med alla viktiga detaljer, introducera nya människor i rutinerna, identifiera tidstjuvar m.m.) när nya förändringar ska genomföras, så inser man snart att det är en god investering att ha allt mappat och visualiserat. Genom att börja i rätt ände och skapa en bra processkartläggning kan företag och organisationer erhålla mängder med fördelar och framförallt förenkla sitt arbete med förändringsprocesser och den tidskrävande investeringen återbetalar sig ganska snabbt.
7 fördelar med en bra processkartläggning
- Visualiserar företagets processer och deras beroenden av varandra på ett överskådligt sätt
- Underlättar beslutstagande i förändringsarbeten
- Synliggör förbättringsområden
- Tydliggör roller och ansvarsområden, vem som äger frågor och arbetsuppgifter
- Underlättar för individer att sätta sig in i nya arbetsområden
- Minskar personberoendet
- Skapar en känsla av tillhörighet för medarbetare
För att bli framgångsrik med sitt förändringsarbete måste man helt enkelt belysa alla sidor av sin box innan man påbörjar förändringsarbete med dess innehåll.
I del två av tre i denna inläggs-serie kommer vi titta närmare på processkartläggningen och hur den kan synliggöra era framtida möjligheter.