Dagligen matas vi med nya IT-tjänster och tekniska lösningar. Men hur använder man tekniken på rätt sätt och kan man vara säker på att den tillför ett värde för just min verksamhet? Med Infors koncept ION Workflow får du kontroll samtidigt som du synliggör och effektiviserar dina affärsprocesser.
ION Workflow ger dig möjligheten att lämna den gamla ”Excel-världen” med checklistor och aktivitetsplaner för att istället samla all din värdefulla data på ett och samma ställe, i hjärtat av ditt affärssystem Infor M3 & ION. Genom att integrera aktiviteter och arbetsuppgifter i ditt affärssystem förenklar du uppföljningen och säkrar att rätt person gör rätt sak, på rätt sätt och i rätt tid. Du kan spåra och granska varje unik förekomst i hela arbetsflödet.
Få kontroll på arbetsprocesser
Vi vet alla att kreativiteten är stor bland personalen när det gäller att hitta lösningar på diverse arbetsflöden. Ofta landar man i att använda Excel-listor eller egenutvecklade lösningar i t.ex. Sharepoint. Det finns dock flera utmaningar med dessa hemmasnickrade lösningar, exempelvis fallerar ofta versionshantering av dokument och lösningarna agerar som isolerade silos utan att ta hänsyn till hela processen.
Exempel på arbetsprocesser det är viktigt att ha kontroll på:
- Introducera nya produkter
- Hantera avvikelser, reklamationer och returer
- Etablera nya kunder att sälja till
- Etablera nya leverantör för inköp
Arbetsflöden involverar vanligtvis många roller och befattningar från olika avdelningar i organisationen vilket ofta kan resultera i väntetider och fördröjda överlämnanden. Har man många fördröjda överlämningar är risken stor att det blir förseningar i leveransen till kunderna. När processer står still och kunderna ringer väljer många att använda sin e-post eller liknande verktyg för att försöka pusha på och driva processen framåt. Något som nästan alltid visar sig vara helt fel tillvägagångssätt.
Det är ganska tydligt att uppgiften att hålla reda på alla uppgifter och flöden med separata lösningar är alldeles för komplex, man tappar tid och kvalitet genom alla processer varje gång de används.
Öka effektiviteten med visualiserade processer i ION Workflow
Så vad krävs det för att skapa transparenta och effektiva processer? Inledningsvis är det alltid viktigt att genomföra en kartläggning av den aktuella processen.
När kartläggningen är genomförd och man har en tydlig målbild med start och stopp samt alla de olika aktiviteter som följer där emellan, det är då man kan börja bygga sina Workflows i ION. Helt utan att programmera en enda kod-rad bygger man upp arbetsflödet i ett verktyg där varje processteg visualiseras. Man designar flödet med avseende på vilken information användarna skall få se samt arbeta med, till vem/vilka de olika aktiviteterna skall sändas, om aktiviteterna är parallella eller seriella, om det finns tidsgränser för hur länge de får ligga utan åtgärd, vilken händelse som initierar arbetsflödet m.m. Allt detta definierar de regler och ramar som gäller för arbetsprocessen. För att visa att processen tar sig framåt i M3 skapar man statusuppdateringar.
När designen är färdig publiceras arbetsflödet och blir ett aktivt Workflow. Så fort den triggande händelsen inträffar, exempelvis ny kund skapad i preliminär status, startar arbetsflödet igång och första aktiviteten skickas som en uppgift till användaren eller gruppen som skall hantera den. Arbetsflödet fortlöper genom att stafettpinnen kontinuerligt sänds vidare för att samla upp information från aktiviteter och användare. Så småningom är arbetsflödet klart och slutdestinationen är nådd, exempelvis har kunden i M3 uppdaterats med relevant information och status vilket innebär att man kan lägga order och sälja produkter till kunden.
Så här fortgår arbetet varje dag och alla förekomster av arbetsflöden lagras för mätning och analys. Hur lång tid tar det att få igenom en ny kund i säljbart skick? Vilka aktiviteter har en tendens att ”bli liggande” och vilken avdelning är det som ofta försenar? En mängd frågor kan få sina svar och begreppet kontinuerliga förbättringar får en ny innebörd.
Enkelt, tydligt och visualiserat Workflow i M3 ION
Processer som skapar mervärde, i hjärtat av M3
Vad innebär det då att processer hanteras via ION workflow? Ja, dels samlas de nära ERP-systemet som normalt är inblandat på ett eller annat sätt i organisationens arbetsprocesser. Men man skapar framförallt möjligheten att styra, mäta och förbättra sin organisation och sina processer. Vi vet ju alla att det som inte mäts brukar vara svårt att förbättra.
I slutänden bör detta leda till kortare ledtider, gladare kunder, leverantörer och medarbetare. Vem vill inte ha det?
Vill du få bättre kontroll på dina arbetsprocesser?
Vill du veta mer om hur du kan synliggöra och effektivisera dina arbetsprocesser med hjälp av ION Workflow? Eller vill du få en demo av hur det hela fungerar?
Kontakta oss så hjälper vi dig att komma igång med M3 & ION Workflow
Om du önskar mer information om ION finner du det på Infors produktsida.