Det finns flertalet tillvägagångssätt för att genomföra en processkartläggning och väldigt ofta väljer man att i Workshop-format mappa-upp sina processer med hjälp av Post-it lappar på en konferensrumsvägg. Ett kreativt och ofta väldigt inspirerande angreppssätt. Men, det finns även vissa svårigheter med denna metod som många ofta glömmer. Nedan tittar vi närmare på några av de utmaningar man kan stöta på när man jobbar med processkartläggning.
Alla har väl full koll på sina arbetsuppgifter?
Det är lätt att tänka att alla medarbetare kan sina arbetsprocesser innan och utan. Ber man personalen berätta vad de gör är det inte sällan man kan summera svaren likt nedan:
Stina gör kampanjer för butik. Hon lägger nästa hela sin arbetsvecka på att skapa möjligheter för butiker att locka kunder och öka sin produktförsäljning.
Claes jobbar med ekonomi. För att vara mer exakt så jobbar han med leverantörsreskontra, utan leverantörsreskontra fungerar ju inte verksamheten.
Steven jobbar med support. Support är en viktig grundsten för att butikerna ska få den hjälp och stöd de behöver i vardagen. Den måste alltid fungera.
Lena jobbar med uppföljning. Uppföljning är viktig och utan den vet man inte om verksamheten fokuserar på rätt uppgifter och lägger tid på rätt aktiviteter.
Men skrapar man på ytan så är det inte alltid personalen kan svara på frågor som:
- Vad är det exakt man gör?
- Varför gör man det man gör?
- Vad resulterar arbetsuppgiften i?
- Hur hanterar man överlämningar till kollegor?
processkartläggning blottar Verkligheten
Väldigt ofta när man ställer frågan till en medarbetare om deras arbetsuppgifter landar man i en uppsjö av lösa uppgifter och aktiviteter. Det är inte sällan man får höra svar likt; ”jag har tagit över efter folk som har slutat” eller ”det finns inga tydliga processer eller tydliga flöden för mina arbetsuppgifter”. I grund och botten handlar detta om att man inte är van att prata om arbetsuppgifter på ett sådant sätt. Varför gör man det man gör och för vem gör man det?
När verkligheten innebär att varje medarbetare kanske har 15 pusselbitar vardera och ingen riktigt vet hur de passar ihop, då är det inte konstigt om uppmaningen; ”berätta om din process” skapar mer stress än klarhet.
De saknade pusselbitarna
När man intervjuar medarbetare och fångar upp vilka deras, stora och små, ”pusselbitar”/arbetsuppgifter är, blir det väldigt tydligt att det kan saknas flertalet ”pusselbitar” i arbetsprocesserna. Det kan exempelvis vara arbetsuppgifter som resulterar i ett dokument med stora mängder data, men där en slutlig mottagare saknas. Andra orsaker till att det skapas hål i processerna kan exempelvis vara:
- Långsamma förändringsprocesser
- Fördröjda beslut
- Begränsat samarbeten mellan avdelningar
- Avsaknad av enhetlighet i benämningar
Det är viktigt att få kontroll på de saknade pusselbitarna, utan dem blir det svårt att optimera sina processer och risken är stor att man skapar processer på lösa grunder.
Fatta beslut
För att fatta beslut måste diskussioner föras och överenskommelser nås mellan olika parter inom ett bolag. Utan en öppen dialog och god kommunikation kan man inte skapa de pusselbitarna som saknas och fylla de hål som satt käppar i maskineriet.
Använd bara de bitar som passar
Ibland tar processen att komma överens om hur pusselbitarna ska se ut längre tid än själva processkartläggningen. Det kan då uppstå ett behov av att behålla en del av processerna som subprocesser till en huvudprocess eftersom man helt enkelt inte vet hur allt kommer att passa ihop i slutändan. Stressa inte fram en process. Då blir det bara ett missvisande resultat.
Äg pusselbitarna
Slutmålet är att ha tydliga processer som visar hur man ska arbeta framöver. Där allt hänger samman och framförallt, där det finns ägare av processerna. Ägare som känner stolthet över att ha en väloljad process och som har både ansvar och mandat att kontinuerligt förbättra den. Man får aldrig glömma att processer är levande och de blir aldrig ”färdiga”.
VILL DU PROCESSKARTLÄGGA DIN VERKSAMHET?
På Elvenite jobbar vi med processkartläggning i intervjuform. Vi gör det eftersom det ofta är svårt för medarbetare, som inte är vana att se sitt arbete i processform, att börjar mappa-upp input, output, aktiviteter, systemstöd, beroenden o.s.v. för sina arbetsuppgifter.
När intervjuerna är genomförda kan vi som rutinerade processkartläggare göra mappnings-jobbet och skapa ett grovt utkast för era processer. Därefter har ni mycket bättre förutsättningar att jobba vidare och genomlysa era arbetsprocesser och kartlägga alla detaljer.
Fördelen med att nyttja externa konsulter vid processkartläggning är att processbeskrivningarna ofta blir mer detaljerade, detta av den enkla anledning att vi som inte är en del av er verksamhet omöjligt kan veta vad medarbetarna fyller sina dagar med.
Kontakta oss så hjälper vi er att minska stressen och öka precisionen vid processkartläggningen av era arbetsprocesser.
Kontakta oss