Förbättra externa relationer

Karriärkontoret på Karlstads universitet har daglig kontakt med samverkanspartners, studenter och olika utbildningar. För att denna kommunikation ska fungera på bästa sätt har ett internt CRM-system använts sedan 2006. Man önskade byta CRM-system för att minska administrativt arbete och få bättre översikt över relationer och kontakter mellan universitetet och externa parter.
Med Podios användarvänlighet, moderna snitt och interaktiva funktioner förväntade man sig att förbättra uppdateringen av Karriärkontorets CRM-del och öka internkommunikationen mellan användare och externa partners. Dessutom ville man kunna utöka funktionaliteterna i Podio för att använda verktyget i planeringen, kommunikationen och genomförandet av kommande arbetsmarknadsdagar.

crm via podio

Podio är en webbaserad tjänst som med sitt flexibla byggande av arbetsytor och applikationer, skräddarsydda för behov och önskad funktionalitet. Elvenites uppdrag i detta projekt blev förutom att utbilda användare, både personal på Externa Relationer och projektmedlemmarna i HotSpot, att:

  • Anpassa Podio och importera information för Karriärkontorets CRM-system
  • Anpassa Podio för HotSpot-gruppens specifika användning
  • Bygga en interaktiv webbaserad karta för utställaranmälan till HotSpot

enklare kommunikation

Kommunikationen mellan användarna av CRM på Karriärkontoret/HotSpot har fungerat utmärkt under denna första tid. Det är lätt att kommunicera direkt med användare och att skapa undergrupper för olika uppdrag. All information finns samlad och man slipper långa mail med flera cc.
Med den interaktiva kartan för anmälningsfunktionen inför HotSpot har man besparat mycket planeringstid för projektgruppen. Man har ökat antalet företag som anmäler sig tidigt till mässan. Och därigenom kan man säkra intäkter i tidigt skede av projektet.

kau_2011

Om Externa Relationer

  • Karlstads universitet bildades 1999 och har idag drygt 1 200 anställda och cirka 11 500 studenter.
  • På Karlstads universitets Kommunikationsavdelning finns enheten Karriärkontoret, som möjliggör samverkan mellan arbetsliv och universitet.
  • På Karriärkontoret arbetar fem samverkanskoordinatorer som jobbar med att koppla samman studenter och arbetsliv genom olika aktiviteter och arrangemang.

Jag är helnöjd med Podio. Det är lätt att använda, funktionen i mobilen är ovärderlig när man arbetar i stort projekt med många medlemmar som arbetar på olika tider. Kartan har gjort att våra utställare nu själva kan påverka sin placering och vi har fått mycket positiv feedback på denna.
Caroline Åhs
Samverkanskoordinator
Karlstads universitet