Ditt personvern er viktig for oss hos Elvenite. Formålet med informasjonen i denne policyen er å sikre at du føler deg trygg på hvordan vi håndterer dine personopplysninger når du er i kontakt med oss.
For at vi skal kunne håndtere søknaden din, vurdere om du er en passende kandidat, og kontakte deg for spørsmål eller for å avtale et intervju, må vi behandle dine personopplysninger. Dataene vi behandler avhenger av hva du sender oss, men generelt inkluderer de navnet ditt, adressen din, e-postadresse, telefonnummer, personnummer, i tillegg til informasjon om kvalifikasjoner og annet innhold i CV-en og/eller søknadsbrevet ditt. Behandlingen foregår basert på en vurdering av legitim interesse, hvor vår interesse i å kunne håndtere søknaden din anses som tilstrekkelig betydelig til å rettferdiggjøre behandlingen av dine personopplysninger. Hvis du ønsker å trekke tilbake søknaden din, kan du gjøre dette ved å kontakte oss gjennom kanalen du brukte til å sende søknaden. Hvis du gjør dette, vil vi slette alle dine personopplysninger og avslutte rekrutteringssaken din, med mindre vi har en juridisk forpliktelse til å oppbevare alle eller noen av dataene eller det finnes en annen juridisk grunn til å beholde dine personopplysninger.
Hvis du blir avvist for ansettelse, vil søknadsdokumentene dine bli lagret i to år for å oppfylle kravene i diskrimineringsloven. Dersom vi velger å ikke gå videre med søknaden din fordi vi ikke har behov for å ansette nå, vil dokumentene dine bli oppbevart i ett år med mindre du ber om at de blir slettet før den tiden. Selv om du blir ansatt, vil kvalifikasjonene dine bli oppbevart i to år, mens andre nødvendige data som navn, personnummer og kontaktopplysninger vil bli lagret i løpet av ansettelsesperioden og en viss tid etterpå.
Dine personopplysninger kan være lagret av Microsoft, som vi bruker som vår hostingtilbyder for e-postkommunikasjon og dokumenthåndtering. Ellers blir ikke dine personopplysninger utlevert til noen utenfor Elvenite før ansettelse.
Vi er aktive på sosiale medier som LinkedIn, Instagram og Facebook. Hvis du, som privatperson, velger å publisere innhold, som et innlegg eller en kommentar, på noen av våre offentlige sider, samtykker du til at vi behandler personopplysningene som du publiserer. Vi gjør dette for å kunne markedsføre oss selv og kommunisere med de som kontakter oss for å stille spørsmål eller delta i diskusjoner. I tillegg til at dine personopplysninger blir lagret i tjenesten der du publiserte dem, behandler vi dem også ved å lese, muligens svare og til slutt slette dem. Du kan trekke tilbake samtykket ditt når som helst ved å slette det du har publisert.
Husk at ved å publisere innhold på en av våre offentlige sider, deler du også informasjonen du publiserer med leverandøren av den sosiale tjenesten. Elvenite har ingen kontroll over hva disse leverandørene gjør med dataene dine, ettersom det helt og holdent reguleres av deres egne vilkår for hver tjeneste.
Innkommende e-poster inneholder vanligvis personopplysninger. Hvis du sender en e-post til oss, vil vi behandle dine personopplysninger ved å lese, lagre og håndtere meldingen din, og, hvis aktuelt, videresende den til den aktuelle mottakeren innen Elvenite. Personopplysningene som vi behandler for dette formålet er de samme som du oppgir i meldingen din. Vanlige eksempler på personopplysninger som vi mottar på denne måten inkluderer navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Når du kontakter oss via vårt kontaktskjema, er det obligatorisk å oppgi navnet ditt og e-postadressen, men det er også et frivillig felt der du kan oppgi telefonnummeret ditt.
Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er en vurdering av legitim interesse, hvor vi har fastslått at vår (og din) interesse i å få meldingen behandlet og besvart er tilstrekkelig betydelig til å rettferdiggjøre behandlingen av dine personopplysninger. Så lenge meldingen din ikke overgår til å være en del av en sak med et annet juridisk grunnlag, har du rett til å motsette deg videre behandling. Vi vil da slette alle meldinger som inneholder dine personopplysninger med mindre vi har en juridisk forpliktelse til å beholde en eller flere av dem, eller det finnes en annen legitim grunn til å beholde meldingene dine. Det samme gjelder etter at kommunikasjonen/saken har blitt avsluttet. Hvis saken, for eksempel, angår et eksisterende kundeforhold, kan vi beholde den så lenge som det kundeforholdet varer (også med en vurdering av legitim interesse) og en tid deretter (for å beskytte våre rettigheter i henhold til loven).
Tenkt nøye før du nevner noen andre i en melding til oss. Slike personopplysninger behandles også basert på en vurdering av legitim interesse, men det kan være vanskelig eller til og med umulig for oss å informere den enkelte om at deres personopplysninger blir behandlet i dette tilfellet. Ta vare på dine medmennesker og nevne andre kun hvis du mener det er nødvendig.
Du har rett, i henhold til personopplysningsloven, til å få en kopi av personopplysningene som vi behandler om deg og informasjon om hvordan vi behandler dem, forutsatt at du kan verifisere identiteten din. I noen tilfeller kan du også få personopplysningene dine i et strukturert, maskinlesbart og alminnelig brukt format for å overføre dataene til en annen leverandør.
Du har også rett til å be om retting eller supplering av personopplysningene som vi behandler om deg. Mens vi verifiserer om dataene er korrekte, kan du be om at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset, noe som betyr at de kun kan oppbevares av oss inntil videre. Du kan også be om at vi sletter dine personopplysninger, men hvis vi fortsatt har en legitim grunn til å beholde dataene i henhold til for eksempel lov eller avtale, kan forespørselen din bli avslått.
Hvis du mener at vår behandling av dine personopplysninger er ulovlig eller ikke blir utført korrekt, har du rett til å klage til Datatilsynet. Mer informasjon om hvordan du gjør dette er tilgjengelig på Datatilsynets nettside.
