AI Workshop: Metoden som hjälpt stora bolag att skala AI i praktiken

Stora organisationer vill arbeta med AI - men väldigt få lyckas skala sina initiativ.
Många har testat pilotprojekt, experimenterat lite i verksamheten och skapat tidiga proof of concepts. Men sen händer... ingenting. Projekten lyfter inte, värdet blir otydligt och organisationen fastnar i frågorna:

“Vad ska vi göra? Var ska vi börja? Och hur gör andra företag egentligen?”

Det är precis här en välstrukturerad AI workshop gör störst skillnad. Inte genom fler idélistor - utan genom att skapa verklig förståelse, konkreta use case och en tydlig roadmap som organisationen faktiskt kan agera på.

I den här artikeln delar vi vår metod, våra lärdomar och våra verkliga erfarenheter från AI-workshops med stora företag inom industri, livsmedel, retail, energi och logistik.

Elvenite har i flera år fått vara med och stötta företag på resan från AI-pilot till mer skalbara lösningar – och vi har hjälpt flera större bolag att omsätta AI till konkret nytta i vardagen.

Varför stora företag behöver en AI workshop

Vi arbetar framförallt med större bolag med hög digital mognad - ofta med välutvecklade system, god datakvalitet och ett stort driv att vilja använda AI. Problemet? De saknar riktning.

Vi ser samma mönster hos många organisationer:

• AI-initiativ har testats i liten skala men aldrig skalats.
• Beslutsfattare vill förstå vad AI faktiskt kan bidra med.
• Medarbetare är nyfikna men osäkra på vad som är realistiskt.
• Man vet att värdet finns - men inte var.

En AI workshop blir därför både ett startskott och ett förtydligande: Vad är möjligt? Vad är lönsamt? Och vad är rätt nästa steg för just vår verksamhet?

Hemligheten som gör vår AI workshop unik (och varför våra kunder uppskattar den)

Vi har sett om och om igen att AI-projekt faller på beteenden, inte på teknik.

Därför bygger vår workshop på tre komponenter:

1. Vi kombinerar teknik, verksamhetsförståelse och kulturförändring

AI lyfter inte på teknik ensam. Det vet vi efter att ha arbetat hands-on i transformationsprogram där kultur och beteende visat sig vara den största barriären.

Därför börjar vi varje AI workshop med att sätta scenen:

• Hur påverkar AI deras specifika bransch?
• Vad gör andra företag som blivit framgångsrika?
• Vilka erfarenheter har vi från verkliga implementationer?

Det skapar en gemensam förståelse - och framför allt: engagemang.

2. Vi visar verkliga use case - inte hypotetiska scenarier

Affärsvärde skapas när deltagarna ser något konkret. När vi visar hur andra företag har automatiserat flöden, skapat prediktiva modeller eller implementerat RAG-lösningar, då händer något i rummet. Plötsligt blir AI inte ”framtid" - utan "det här kan vi göra idag!”.

3. Vi går från strategi till action - i samma workshop

Många workshops slutar med en hög av post-it-lappar med idéer. Våra slutar med:

• En prioriterad lista av taktiska use case
• Beskrivning av förutsättningar för att realisera dem
• Tydliga rekommenderade initiativ
• En roadmap som faktiskt går att följa

Det är hela skillnaden mellan att ”vilja göra AI” och att faktiskt göra.

Hur brukar vi strukturera en AI-workshop?

Vår workshop består av tre tydliga delar.

1. Först sätter vi scenen genom att utbilda deltagarna, dela insikter och skapa en gemensam förståelse för vad AI innebär för just deras verksamhet.
2. Därefter arbetar vi med use case där vi tillsammans identifierar möjligheter, utgår från verksamhetens processer och prioriterar vad som skapar mest värde.
3. Slutligen levererar vi en tydlig roadmap med rekommenderade initiativ, en prioritering av use case och konkreta nästa steg som organisationen kan börja arbeta med direkt.

Vad vi själva gjort: erfarenheter från verkliga projekt

Vi har lett AI-projekt genom hela livscykeln – från strategi till implementation. Våra uppdrag har omfattat bland annat:

• Framtagning av prediktionsmodeller inom produktion
• Optimeringsmodeller för inköp och logistik
• Automatisering av dokumentintensiva processer
• RAG-lösningar som gjort information tillgänglig på sekunder
• Transformationsresor där workshoppen varit startpunkten

Våra workshops bygger på verkliga erfarenheter - inte teori. Vi vet vad som fungerar, vad som är svårt och vad som krävs för att förändring ska ske i praktiken.

Tre exempel där en AI workshop gjorde mätbar skillnad

Livsmedelsindustrin – bättre planering genom prediktion

Ett företag gick från fragmenterad data till prediktiva modeller för produktionsplanering. Resultatet blev mindre svinn, bättre kapacitetsutnyttjande och snabbare beslut.

Tillverkning – optimerade råmaterialbeställningar

Genom att identifiera rätt use case under en workshop byggdes en modell som skapade stabilare lager, minskade kostnader och ökade leveranssäkerheten.

Dokumenttung verksamhet – AI som avlastade hela organisationen

En RAG-lösning gjorde det möjligt för användarna att fråga direkt mot sina dokument och få svar på sekunder. Det förändrade både arbetsflöden, kvalitet och hastighet.

Vilka AI use cases ger snabbast ROI?

Det handlar inte om de mest avancerade modellerna – utan om de mest vardagsnära problemen. Vi ser gång på gång att värdet ofta uppstår i:

• Informationshämtning som idag är långsam
• Dokumentflöden där manuellt arbete dominerar
• Rapportering som kräver mycket administrativ tid
• Enklare prediktioner som förbättrar planering
• Små beslutsstöd som avlastar medarbetare

Poängen är att börja där tröskeln är lägst och effekten störst.

Vilka roller ska delta på en AI workshop för bästa resultat?

De mest framgångsrika workshopparna har en sak gemensamt: verksamheten är tungt representerad. Människorna som verkligen förstår processerna och smärtan i dem är avgörande.

IT- och dataroller bör också vara med, inte för att ta över diskussionen, utan för att säkerställa förståelse, möjligheter och rätt förväntningar. När båda världarna möts blir resultatet både realistiskt och genomförbart.

Vanliga misstag stora bolag gör när dem ska börja med AI och hur vi löser dom

Det vanligaste misstaget är att man försöker börja för stort och för tekniskt, långt ifrån verksamhetens verklighet. Många saknar tydliga use case och fastnar därför i strategi utan att komma vidare till genomförande. Andra oroar sig för risker, data eller teknik och blir försiktiga.

Vårt sätt att lösa detta är att:

• Börja smått
• Arbeta nära verksamheten
• Visa konkreta exempel som skapar förståelse och engagemang.

Genom att snabbt realisera ett första use case byggs både förtroende och vilja att fortsätta utveckla organisationens AI-förmåga.

Därför är en AI workshop bästa vägen från vilja till verklighet

En bra AI workshop är inte en inspirationsdag – det är en accelerator. Den ger riktning, minskar osäkerhet och skapar momentum. Den hjälper stora företag att ta beslut baserade på verklighet, inte hype.

Och framför allt: den gör det möjligt att starta smått, skapa värde och bygga förmåga på riktigt.