Tidskrävande uppgifter, personberoende och förlorade möjligheter att automatisera arbetsflöden. Det finns inom varje företag. Vi tänkte visa på ett exempel som troligtvis många känner igen sig i, närmare bestämt en så enkel sak som att generera en veckorapport. Exemplet innehåller väldigt vanliga scenarion man stöter på när man ska genomföra en processkartläggning, och även om de kan framstå som petitesser, så finns det ofta mängder av liknande scenarios inom en och samma organisation som en processkartläggning synliggör. Kan man hantera majoriteten av dessa så har man plockat stora vinster med små medel.
Processkartläggning – Veckorapportsexempel
Varje torsdag innan kl. 12.00 ska du ta ut en rapport. Rapporten ska innehålla x antal variabler och vara sorterad på ett visst sätt. Det här tar tid… Det är enorma mängder data att gå igenom. Du påbörjar arbetet redan på torsdag morgon och öppnar minst 4 olika system, klipper och klistrar för att få in data på rätt plats i det stora Excel-arket, var sak i rätt flik och i rätt cell. Excel-snurrorna gör sitt jobb, men du vet inte riktigt vad som händer eftersom det inte var du som byggde arket. Arket fanns där långt innan du fick din tjänst, men allt verkar ju fungera fint.
Du arbetar snabb och gör precis som du blev upplärd 4 år tidigare och du har det mesta av rutiner och tillvägagångssätt i huvudet.
Klockan blir 11.50; swooosh, mailet går iväg till mottagaren. Äntligen kan du ta en paus och fylla på kaffekoppen. Du är nöjd, du har gjort ett bra jobb ännu en gång! Dags att fortsätta med andra, väldigt brådskande uppgifter.
Tre vanliga scenarion man ofta möter
1. Mottagare saknas
I en annan del av företaget plingar det till i någons inkorg. ”Åh nej, den där rapporten igen, den visar mig ingenting av det jag egentligen behöver se, vilket skräp!”. ”Kan ingen ta och stänga av det där automatiska utskicket?”
Helt omedveten om antalet timmar du i andra delen av företaget faktiskt har lagt ner på att ta fram rapporten, stängs rapporten direkt och flyttas till skräpkorgen.
Vet du varför du gör allt det som du blivit ombedd att göra? Finns det en mottagare? Alla företag behöver se över sina arbetsflöden med jämna mellanrum och skaffa sig en förståelse för varför man gör saker och hur/om det bidrar till att skapa ett värde för företaget. Ingen tjänar på att göra saker bara för att, det är ett enormt slöseri med resurser för företaget och väldigt omotiverande för medarbetaren. Tiderna förändras, och företagen likaså. Att gräva sig ner i arbetsprocesser och belysa även de minsta av uppgifter kan avslöja många funktioner som inte längre skapar ett värde.
2. Personberoende
Du är sjuk en dag och det är torsdag, panik! Du blir stressad över rapporten eftersom du är den enda som vet hur man tar fram den. Du samlar kraft och jobbar hemifrån för att få iväg rapporten, men systemen strular och inloggningar fungerar inte som de ska så du ringer IT-supporten för att få hjälp och tillslut funkar det. 11.55 rullar den iväg, swooosh… Vilken lättnad. Men du är sjuk på fredag också, eftersom det inte blev så mycket vila på torsdagen som du hade behövt.
Att som företag skapa tydliga processer är en sak, men är det bara en person som vet hur de ska tolkas och hanteras löper företaget snart en stor risk. Många gånger löser det sig. Men till vilket pris? I dagens samhälle med alla alarmerande siffror relaterat till stress och utbrändhet så borde personberoende arbetsuppgifter vara ett område med mycket större fokus. Att med en processkartläggning identifiera arbetssteg och aktiviteter är bra, men det är med insikten av vad arbetssteget faktiskt innebär och hur det genomförs som man kan landa i ett mer stabilt och enhetligt arbetsförfarande. Var har ditt företag behov av att förbättra sina rutinbeskrivningar för att undvika att hamna i en fäll med personberoenden?
3. Automatisering sparar tid
Av en tillfällighet pratar du på torsdagsmorgonen i korridoren med Ingela-IT. Ingela-IT jobbar med systemstöd och integrationer på ditt företag. Du behöver avsluta samtalet eftersom du börjar känner dig lite stressad och behöver påbörja arbetet med rapporten för att få den klar i tid. Ingela-IT frågar dig lite kring rapporten och konstaterar med en lätt axelryckning att hon kan skapa en integration mellan systemen så att data laddas från samtliga system in i Excelarket och rapporten distribueras, helt automatiskt, vid ett givet klockslag varje torsdag. 5 timmars jobb tror hon det skulle ta att färdigställa integrationen. Du känner dig värdelös. Varje torsdag i 4 års tid har du gjort det här manuellt! Ibland blir det fel också, inte så ofta eftersom du är duktig på det du gör, men med den nya automatiska lösning på plats en vecka senare blir det aldrig någonsin fel i några siffror igen.
Det finns utan tvekan, i varje företag, manuella arbetsuppgifter som tar alldeles för mycket tid i anspråk av de anställda. Oftast kan dessa automatiseras helt eller delvis genom systemstöd och med relativt små ingrepp. Så om vi ska vara helt ärliga mot oss själva, hur ofta är den typen av knacka-data-uppgifter utvecklande och roliga för de anställda? En av de största vinsterna vid en processkartläggning återfinns oftast i vilka arbetsuppgifter man helt kan ta bort, vad man kan göra mer sällan eller annorlunda och vilka arbetsuppgifter och flöden man kan automatisera. En automatisering minskar både personberoenden och felkällor som lätt kan uppstå vid manuell hantering.
Alla företag har stora möjligheter till att effektivisera sin verksamhet och växa sin affär.
Men, det krävs att man:
- Kartlägger företagets processer
- Specificera vilka arbetssteg och aktiviteter som görs
- Pekar ut vad som är input och vad som är output
- Synliggör vem som är mottagare
- Visar hur man gör det man gör och varför man gör det?
Genom att synliggöra processerna i ett företag skapar man inte bara en förståelse för på vilket sätt alla processer arbetar, man kan även skapa en förståelse för hur de kan göras lite bättre, för alla!
Processkartlägg inte bara för att plocka hem vinsterna för företaget, låt organisationen få veta att den är viktig och på vilket sätt den bidrar till företagets framgång.