Agil projektledning – från beslut till fyra nya butiker på 14 veckor.

Det låter nästan omöjligt när man tänker på det, att man skulle kunna gå från att fatta ett beslut till att ha öppnat 4 helt nya butiker, på bara 14 veckor…

Men det är fullt möjligt, vi har gjort det.

I höstas projektledde Elvenite ett omställningsprojekt för Coop Värmland i samband med att Coop Sverige köpte upp alla Nettobutiker. Coop Värmland valde att behålla fyra av sex butikslägen i Värmland, varav två skulle ställas om till Coop och två till Pekås.

Effektiviserat arbete med hjälp av agil projektledning.

Svårigheten i det här projektet var att se till att alla moment genomfördes i rätt ordning och med rätt tajming. Fyra butikslokaler skulle alltså tömmas, renoveras och anpassas till nytt koncept, byggas om och fyllas med nya maskiner och inredning, personal skulle anställas, IT-system sättas upp, sortiment bestämmas, varor beställas… ja du förstår säkert. Alla enskilda aktiviteter är extremt beroende av varandra. Det kräver löpande avstämningar och kvitteringar, feedback och noggrann ansvarsfördelning.

Så, för att lösa uppgiften tillsatte vi från Elvenite en Agil projektledare och en projektsamordnare som satte upp den övergripande planeringen och sedan drev hela projektet enligt agila principer. För att göra arbetet så effektivt som möjligt sattes två agila team upp – ett för Butiksetablering och ett för Försäljning. Det tillsattes även en styrgrupp för projektet som utgjordes av ledningsgruppen på Coop, i styrgruppen ingick även projektledare och projektsamordnare.

Butiksetablering – det här teamet hanterade anskaffning och installation av hårdvaror som hyllor, maskiner, kyl och frys, butiksinredning osv. Det här teamet var klara med sitt jobb när butiken öppnat och projektet stängdes.

Försäljning – Det här teamet hanterade frågor kring sortiment, lokala leverantörer, uppsättning av automatorder, påfyllning av varor mm. De här aktiviteterna fortlöper än idag.

Att strukturera ett agilt projekt.

Hela projektet bars upp av strukturer upprättade i Microsoft Teams där vi skapade ytor för samarbete, transparens och återkoppling. Varje team arbetade i delade dokument och planerade sina respektive uppgifter som sedan bröts ned i aktivitetskort. Det dagliga arbetet bedrevs sedan i två veckors sprintar med gemensamma möten för sprintplanering varannan vecka och korta effektiva stand-up-möten tre gånger i veckan för respektive team. Planering och logistik är helt avgörande för att teamen ska kunna arbeta i förhållande till varandra.

Tanken i det Agila arbetssättet är att teamen själva, i största möjliga mån, ska kunna lösa eventuella problem och frågor som uppkommer under projektets gång. Större frågeställningar som man inte kan lösa i teamen lyfts vidare till styrgruppen. I det här fallet rörde det sig om frågor om allt från Instabox till avrinning från kycklinggrillen… Styrgruppen höll möte en gång i veckan.

När butikerna väl var uppsatta var det dags att fylla dem med varor. För att hitta rätt sortiment och rätt nivå på mängden i beställning av varor för att fylla respektive butik använde vi oss av referensbutiker. Här kommer återigen tajmingen in – varubeställningen måste läggas i god tid för att få varorna levererade – men de får heller inte levereras innan kylar och frysar levererats och installerats. Och det är ganska mycket logistik omkring att packa in den mängd av varor som det rör sig om i det här fallet. Allt kan inte levereras samtidigt.

Kärnan i agil projektledning.

Hela projektet startades i slutet av augusti och samtliga butiker öppnade i november. Vi gick med andra ord från beslut till öppning av fyra helt nya butiker på bara 14 veckor!

Genom att hålla riktigt effektiva sprintmöten har det endast krävts 6 timmars ren planeringstid för de agila teamen under hela projektets gång! Resten av projektets logistik har hanterats i de korta stand-up mötena varannan dag. Som bekant är det sällan som ett projekt (eller livet för den delen) flyter på helt smärtfritt enligt utstakad plan och det är också det som är kärnan i det Agila arbetssättet – förmågan att snabbt kunna ställa om och hantera förändrade förutsättningar och utmaningar som dyker upp längs vägen.

För oss och för Coop Värmland är det här projektet ett exempel på när Agil projektledning funkar som allra bäst!