Med små steg och stora kliv mot en hållbar livsmedelskedja:
Att navigera datahanteringsutmaningar

Ett forskningssamarbete mellan Elvenite, Siri Jagstedt – PhD Karlstads Universitet
och 10+ företag inom livsmedelsindustrin.

För att nå hållbarhetsmålen för Agenda 2030 inom livsmedelsindustrin behövs såväl spets som bredd i hållbarhetsarbetet. I denna text argumenterar vi för behovet av ett helhetsperspektiv på hållbarhetsfrågan, där vi poängterar vikten av en medveten strategi för datahantering i syfte att adressera hållbarhetsutmaningarna industrin ställs inför. Betydelsen av data kommer att öka kraftigt framöver, vilket skapar stora möjligheter för hållbarhetsarbetet, samtidigt som det medför stora utmaningar. För att navigera de utmaningar detta medför i relation till såväl de dagliga, mindre hållbarhetsinsatserna i organisationen och större hållbarhetsinitiativ, behövs en strategi för datahantering i vilken hållbarhetsaspekten är väl integrerad och kopplar an till den övergripande affärsstrategin och organisationen.

Inledning

Hållbarhetsarbete framhävs idag som centralt för de flesta organisationer, inte minst inom livsmedelsbranschen. Reducerat klimatavtryck från förpackningar, cirkulära flöden och användning av grön el är några av de områden som framhävs i såväl media som av organisationerna själva. Som komplement till dessa större hållbarhetsinitiativ, ofta kopplade till tekniska framsteg, finns det också många gräsrotsinitiativ i organisationerna som ofta hamnar något i skymundan i relation till de större, mer uppmärksammade initiativen.

Samtidigt påverkas livsmedelsbranschen i hög utsträckning av tekniska framsteg, där betydelsen av data blir allt viktigare, och skapar stora möjligheter, men också utmaningar. Medan större hållbarhetsinitiativ ofta gynnas av den ökande tillgången till data och möjligheten att analysera detta, krävs att även de mindre gräsrotsinitiativen belyses i relation till datahantering. Dessa olika typer av hållbarhetsinitiativ hanteras och syftar till olika saker i organisationerna, vilket även behöver beaktas i datahanteringen för att navigera utmaningarna och ta tillvara på de möjligheter som ges i hållbarhetsarbetet i relation till datahantering.

Med utgångspunkt i litteratur på området och intervjuer med organisationer verksamma i alla olika steg i livsmedelskedjan, så kartlades vad som karaktäriserar dessa olika typer av hållbarhetsinitiativ, vilka faktorer som påverkade deras initiering och spridning, samt utmaningar kopplade till datahantering såväl inom som mellan initiativ.  Baserat på en gedigen erfarenhet av datahantering inom livsmedelsbranschen adresseras dessa utmaningar sedan i en navigationsstrategi för hållbarhetsinitiativ, vilken omfattar såväl de större projekten, som gräsrotsinitiativen.

För att få en bredd i de initiativ som ligger till grund för de identifierade utmaningarna så inkluderade de genomförda intervjuerna alltifrån stora, etablerade företag, till små innovatörer i tillväxt, verksamma inom dagligvaruhandel, mejeri, kaffe, spannmål- och bageri, tillsatser, och nisch-drycker. Samtliga deltagande organisationer har ett uttalat hållbarhetsfokus men bidrog, dels på grund av sin position i värdekedjan, med olika perspektiv och angreppssätt till hur målen skulle adresseras.  

Att hantera data i värdekedjan

Datadelning har pekats ut som en möjliggörare inom livsmedelsindustrin för såväl effektiviseringar som för att adressera hållbarhetsaspekter. Delningen kan ske såväl uppströms som nedströms i värdekedjan, såväl inom organisationen som mellan. Att dela data i hållbarhetssyfte är dock utmanande, där inte minst koordinering och integrering ger många organisationer huvudbry. Koordinering behöver tas i beaktning inte bara i själva delningen av data, utan i lika stor utsträckning under insamling och analys, men där hänsyn behöver tas till den typ av data som används i relation till syftet med initiativet. Initiativ och angreppsätten kan variera beroende på om de initieras och drivs uppifrån-ner eller nerifrån-upp, och om de behandlar en specifik eller generell frågeställning.

På grund av de olika angreppsätten kan det vara av relevans att i strategiarbetet förstå skillnader och likheter mellan olika typer av hållbarhetsinitiativ med utgångspunkt i dessa aspekter, vilka vi här redogör för i form av ”små steg” och ”stora kliv” med därtill associerade drivkrafter, omfattning och operationalisering.

”Datadelning har pekats ut som en möjliggörare inom livsmedelsindustrin för
såväl effektiviseringar som för att adressera hållbarhetsaspekter.”

De små stegen av engagemang

Gräsrotsinitiativ, och idéer från den operativa verksamheten överses ibland i hållbarhetsarbetet. En i många organisationer outnyttjad möjlighet är således kopplad till att fånga upp och skala de hållbarhetsinitiativ som bedrivs på lägre nivåer i företaget enligt ett nedifrån-upp perspektiv. Sådana initiativ utgår ofta ifrån möjligheter, och användande av befintliga resurser på ett sätt som stöttar hållbarhetsutmaningen på en mer övergripande nivå.

Denna typ av initiativ drivs ofta av engagemang eller till och med en passion för hållbarhetsfrågan hos de anställda. På grund av de många olika avdelningarna varifrån dessa initiativ kan komma, så finns det naturligt en stor bredd i vad initiativen adresserar. I de fall de kopplar an till verksamheten så är kostnadsreduceringar, som även leder till hållbarhetsvinster, ofta en utgångspunkt.

Det finns dock en rad utmaningar kopplade till denna typ av initiativ, inte minst i relation till att uppmuntra dem. Dels handlar det om att det krävs en relativt hög kunskapsnivå hos de anställda både vad gäller den egna verksamheten, och vad som faktiskt är fördelaktigt ur ett hållbarhetsperspektiv. Vissa förslag kan exempelvis tendera att bli suboptimerade för den egna avdelningen eller verksamheten. Eftersom initiativen också ofta bedrivs inom ramen för det dagliga arbetet, eller som sidoaktivitet, är det också ofta svårt att kanalisera och få loss resurser till ändamålet. De tenderar därför i relativt hög utsträckning att stanna kvar i den miljö där de först initierades. Här krävs en väl fungerande idéhanteringsprocess för att kunna möjliggöra uppskalning av lämpliga idéer, för att på sikt kunna få större utväxling av dem.  

De stora kliven för engagemang

Initieringen av nya hållbarhetsinitiativ kan tillskrivas en rad olika orsaker, inte minst externa sådana kopplade till lagkrav, efterfrågan från kunder eller att det är av vikt för varumärket. Samtliga sådana orsaker är ofta associerade till initieringen av större hållbarhetsprojekt. Sådana initiativ drivs ofta i syfte att adressera ett problem, där det finns ett (tydligt) identifierat effektivitetsbidrag. Exempelvis kan dessa initiativ ofta kopplas till ett eller flera, av organisationen identifierade, fokusområden. Denna koppling i kombination med en ofta påvisbar effekt gör att initiativen ofta fungerar väl för att skapa ett externt intresse genom olika typer av marknadsföringsaktiviteter. Sådana större hållbarhetsinitiativ uppges dock även vara av vikt att framhäva för att skapa ett internt engagemang i organisationen, som på sikt bidrar till en ökad innovationslust, där en stolthet över organisationen man jobbar för anses viktig att beakta.

Dessa större hållbarhetsinitiativ är ofta mer specifika och tydligare definierade än de mindre initiativen, och drivs mer strategiskt i företagen. Ofta genomförs dessa i projektform, med fokus och budget kopplat till genomförande i tid. Detta medför också en rad utmaningar, inte minst då ett tydligt business case efterfrågas före ett initiativ påbörjas. Detta kan påverka innovationshöjden på de initiativ som genomförs, där ett tydligt förväntat resultat – ofta kopplat till existerande verksamhet och produkter – krävs. Initiativ som på kortare sikt exempelvis kan komma att reducera antalet sålda produkter sållas således ofta bort.  Ytterligare en utmaning som kommer av ett stort fokus på de större hållbarhetsinitiativen, där arbetet ofta drivs av en enskild avdelning, är att skapa ett engagemang hos de anställda. Detta gäller inte minst om flertalet initiativ hamnar för långt ifrån den operativa verksamheten för att fungera som inspiration.

Från utmaning till möjlighet

Oavsett storlek av bolag så finns det vissa faktorer som verkar vara gemensamma för lyckosamma och icke lyckosamma hållbarhetsinitiativ inom livsmedelsindustrin. Utifrån dessa har vi skapat ett ramverk som med stöd av ett dataperspektiv ska hjälpa bolag att ta hållbarhet från utmaning till möjlighet (nedan förklaras de olika stegen i detalj).

Genom att ha strategier för att arbeta med utmaningarna och arbetssätt för att kunna rida på möjligheterna kan livsmedelsindustrin få ut ett större värde av sina initiativ för att på längre sikt bli mer hållbar.

Ramverk: Från hållbarhetsutmaning till företagsmöjlighet (Spara och använd)

Dags att svänga 180°

De allra flesta bolag lägger mycket tid på att sätta upp och säkerställa sin affärsstrategi. Genom vår undersökning har vi fått insikt i hur svårt många livsmedelsbolag tycker att det är att hitta hållbarhetsinitiativ och hur sällan de använder sin affärsstrategi och sina affärsinitiativ till att förstå vilka hållbarhetseffekter dessa ger. En sådan utmaning kan överbryggas genom att använda sig av ett 180-graders perspektiv där man utifrån den redan etablerade affärsstrategin och tillhörande initiativ, försöker förstå hållbarhetsaspekten och dess positiva och/eller negativa hållbarhetspåverkan. Det gör att man till en början slipper tvinga fram hållbarhetsinitiativ samtidigt som man får möjligheten att fokusera på det som också skapar ett affärsvärde.

Datastrategi för olika hållbarhetsinitiativ

Data kan vara en viktig resurs för att främja hållbarhet och effektivisera resursanvändning. Allt fler krav från regler och lagar men också förväntningar från konsumenter har genererat ett behov av att bolag ska ha än större inblick och kontroll i hela sin värdekedja.

Vår undersökning har visat på utmaningar kopplat till datainsamling, dataanalys och datadelning. Samtliga av dessa tre är sådana utmaningar som bör finnas med i ett bolags datastrategi. Datainsamlings- och dataanalysutmaningar kan överbryggas genom tre steg.

1. Definiera nyckeltal (KPI): Första steget för att samla in hållbarhetsdata är att definiera vilka mätvärden eller KPI:er företaget vill och behöver mäta. Detta hjälper till att bestämma vilka data som företaget behöver och hur dessa ska samlas in. KPI:er bör vara specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbegränsade. Exempel på KPI:er kan vara växthusgasutsläpp, vattenanvändning, avfallsmängd eller social påverkan. Med nya CSRD-direktivet är det viktigare än någonsin att definiera företagets viktigaste hållbarhets-KPI:er.

2. Använd en konsekvent metodik: För att säkerställa att företagets data är korrekta och jämförbara över tid är det viktigt att använda en konsekvent metodik för datainsamling. Detta innebär att definiera vilka data som ska samlas in, hur de ska samlas in och vem som ansvarar för att samla in dem. Överväg att använda etablerade standarder som ISO 14001 eller Global Reporting Initiative (GRI) som vägledning för företagets datainsamlingsprocess.

3. Överväg dataautomatisering: Att samla in hållbarhetsdata kan vara en tidskrävande process, men tekniken kan hjälpa till att automatisera processen och göra den mer effektiv. Använd metoder och verktyg som tillåter företaget att samla in, analysera och rapportera hållbarhetsdata i realtid. Sådana lösningar kan hjälpa företaget att identifiera trender, jämföra med branschkollegor och följa framsteg mot hållbarhetsmål. Det är dock viktigt att säkerställa att all insamlad data är korrekt och pålitlig.

För att kunna säkerställa att rätt data finns, i rätt format, i rätt kvalitet och till rätt person så fordras att börja se på data som något mer värdefullt. Att se data som en produkt innebär att man lägger fokus på att skapa, förädla och tillhandahålla data på ett sätt som är användbart och värdeskapande för hållbarhetsarbetet. Det kan hjälpa till att främja effektiv användning av data och öka engagemanget för att driva hållbarhetsinitiativ.

En lyhörd ledning och engagerad organisation

Strategi = Datastrategi = Hållbarhetsstrategi

Att adressera utmaningar genom små steg och stora kliv