fbpx

Färre ”hål i hyllan”

Så arbetar Coop City i Karlstad med smart varuförsörjning

Varför hål i hyllan uppstår
och hur du minimerar dem.

När Coop Värmlands citybutik stänger för dagen behöver ingen anställd grubbla över ifall det kommer finnas nog med lättmjölk i butiken kommande dag. Men utan duktiga medarbetare, ett robust system för smart varuförsörjning och proaktiv support från Elvenite hade situationen kanske varit en annan.

Hur mycket kostar hål i hyllan?

”Hål i hyllan” orsakar problem för dagligvaruhandeln. Enligt en internationell vetenskaplig studie sänker hålen i hyllorna försäljningen i Europeiska dagligvarubutiker med 3,7%. Det låter kanske inte så farligt, men för Coop City i Karlstad skulle det motsvara att 111 kunder om dagen helt enkelt tog sovmorgon. Hela dagen.
Lägg därtill alla saker som är svårare att mäta. Som att kunder blir missnöjda och att butikspersonalen behöver lägga mer tid på att förklara för kunder varför varan de söker inte finns.

%

Minskad försäljning

Hål i hyllan minskar Spontanhandel

För Coop Värmlands citybutik i Karlstad är välfyllda hyllor en förutsättning för framgång.

– Med 99% spontanhandel så gäller det att ”duka” butiken. Att rätt sak står på rätt plats, menar Tomas Röhr.

Hål i hyllan påverkar försäljningen olika mycket på olika typer av varor. Om snabbrörliga varor tar slut blir kostnaderna snabbt stora, medan varor som köps mer sällan nästan kan passera obemärkt. Men just spontanköpen minskar markant vid hål i hyllan, eftersom du inte ”upptäcker” de där sakerna du inte hade insett att du behöver.

%

Spontanhandel

Varför uppstår hål i hyllan?

%

Intern påverkan

%

extern påverkan

Orsaken till att hål i hyllan uppstår finns för det mesta i butiken. Den internationella studien visar att 70% av orsakerna till hål i hyllan är att butikspersonalen missar att beställa varor, gör felaktiga försäljningsprognoser eller att de av någon anledning inte fyllt på med varor som redan finns i butikens lager. Resterande 30% av orsakerna är jämt fördelade på fel i distribution, fel hos leverantören och övrigt.
De goda nyheterna är att missar som uppstår i butiken är enklast att förebygga, exempelvis med hjälp av ett system för datorstödd varuförsörjning.

Så funkar ett system för varuförsörjning

I Coop City Karlstads fall består systemet av kassaapparater, vågar, handdatorer och Movex.
Movex är Coop Värmlands affärssystem som registrerar allt som säljs i kassorna och som levereras till butiken. Det håller koll på hur många Hubba Bubba det finns, vad kilopriset på lax är, och hur många gram plockgodis du självscannar. Den har koll på varenda centralt planerad kampanj och alla lokala lågpriser. Ja du fattar, Movex är butikens allseende öga.

1. Under dagen registreras alla köp och alla leveranser in till butiken i Movex. Varje natt skickar Movex vidare all den registrerade datan till ett annat system som heter Relex.
2. Relex beräknar hur mycket varor som behöver beställas. Systemet använder försäljningsstatistik för att avgöra om en beställning måste läggas eller om man klarar sig till nästa leverans.
3. Det tar också hänsyn till bäst-före-datum, trender, storhelger och en mängd av andra omständigheter. Det kollar hur lång leveranstid varje vara har, när nästa leverans kan ske och hur stor förbrukningen beräknas vara fram tills dess.

4. Om lagret på en vara beräknas gå under en viss lägstanivå innan nästa möjliga leverans, rasslar systemet ut en automatorder som väntar på personalen nästa morgon. Supply Chain Management, kallas det på fackspråk, eller hantering av leverantörskedjan, på ren svenska.

– Förr kunde man luras av tillfälliga variationer. Kanske hade en busslast ungdomar ökat försäljningen av godis och energidryck. Det gjorde att man ”kände” att det behövde beställas lite mer till nästa leverans. Varor som blev stående på lagret och samlade damm, eftersom känslan baserades på en högst tillfällig variation.

Tomas Röhr, Coop City Karlstad

Relex Arbetar med data, inte känslor

Relex arbetar endast med data och låter sig inte luras av känslor.
Det är överlägset manuellt arbete eftersom det mer exakt kan förutspå variationer i samband med säsonger och trender.

Ibland blir det fel, trots allt.

Blir det då aldrig fel, kan man undra? Jovisst. Eftersom systemet måste matas med korrekta data så blir det fel om varor går sönder, inte dyker upp som planerat eller stjäls. Då är det viktigt att personalen rapporterar detta i systemet så att aktuellt saldo uppdateras. Annars kommer det bli hål i hyllan eftersom systemet tror att det finns varor kvar.

– Av den anledningen vill vi egentligen inte kalla det för ”automatorder”, eftersom det kan invagga personalen i en falsk trygghet som gör att vi ”glömmer bort” att kontrollera de förslag som systemet ger oss. Internt pratar vi istället om ”datorstöd för varuförsörjning”, berättar Thomas Berglund IT-chef på Coop Värmland.

Helt automatiskt är systemet med andra ord inte. Men skillnaden mot hur det var innan automatordersystemet kan mätas i veckor, om inte månaders insparat arbete.

Elvenite - Mer tid till kunderna

Mer tid till kunderna

För Tomas innebär Movex och Relex att hans personal kan lägga en större del av sin tid på att möta kunden och försöka förstå deras behov. Och med större förståelse kan personalen också hjälpa kunderna bättre.

– Om någon köper färska räkor blir de ofta glada om vi också tipsar om extrapriset på aioli.

Elvenite - Stöttning och support

Stöttning och support

Elvenite stöttar Coop Värmland löpande. Dels genom utbildning i vilka parametrar de kan påverka systemet med, men också med att lösa problem som uppstår längs vägen, med kassor, kort och vågar som slutar fungera.

– De har också ett proaktivt uppdrag att leta efter avvikelser. Så ibland ringer någon och säger att en våg inte fungerar, och då kan vi ofta lösa det direkt över telefon – innan det blir ett problem.

Elvenite - Utvecklar nya funktioner

Utvecklar nya funktioner

Genom regelbundna kundundersökningar fångar Elvenite upp idéer till hur systemet kan utvecklas med ny funktionalitet.

– Vi ville exempelvis ha möjlighet att göra kampanjer och skyltar direkt i handdatorn, så då skapade Elvenite de funktionerna åt oss, berättar Tomas.

Elvenite - En modern saluhall

En modern saluhall

Konkurrensen är stenhård för en liten citybutik. Det gäller att ha allt som kunden behöver och samtidigt hitta sin egen nisch. Därför byggdes Citybutiken i Karlstad nyligen om för att satsa mer på färskvaror och delikatesser.

– Nu bakar vi från jäst deg istället för bake-off och har mer färsk fisk och charkuterier. Vi vill skapa känslan av en modern saluhall, berättar Tomas.

Vill du också minska
hålen i hyllan?

Kontakta oss, så hjälper vi dig att komma igång med automatisk varuförsörjning.