Stor tidsbesparing & minskat svinn med automatiserad orderinmatning hos Skånemejerier

För att det ska ske krävs ett duktigt team som ser till att alla beställningar går dit de ska. Och snabbt ska det gå, mejeriprodukter är en färskvara med begränsad livslängd.

Ca 70% av beställningarna kommer in i via affärssystemet M3, men 30% av dem landar fortfarande i någons mejlkorg i form av ett excelark eller en PDF. Då måste personen i fråga släppa allt de håller på med, flytta datan ifrån mejlet och in där det hör hemma i M3. Detta arbete tar tid, är inte särskilt utvecklande och risken för att något skulle råka bli fel är alltid närvarande.

För att lösa problemet utvecklade vi tillsammans en automation i UI Path, ett verktyg som gör det möjligt att automatisera processer och rutiner. Roboten, som fått namnet Robin, flyttar helt själv informationen ifrån PDf:erna och excel-arken in i M3, utan att någon behöver veta att det ens har skett.

Idag sparar Robin ca 12 timmar i veckan åt Skånemejerier. Planen är att Robin inom kort helt själv ska kunna ta hand om alla beställningar som idag är manuella. Då snackar vi om så mycket som 1,5 heltidstjänst. Ganska mycket tid som i stället kan läggas på roligare och mer värdeskapande arbete.

Men, är inte personalen som idag sitter och gör det här jobbet oroliga för att det kommer en robot och gör deras jobb? Faktiskt inte.

Personalen tycker att det är bra. Nu kan de istället fokusera mer på en proaktiv dialog med sina motparter på kundsidan, vilket är bra för både kunden och kundens kund!

“Projektet har varit väldigt bra eftersom det inte har funnits några egentliga risker, vi satte en person på att dubbelkolla de beställningar som Robin lagt till en början, för att se så att det verkligen fungerade som det ska. Vi lägger in en kund i taget till Robin för att sakta men säkert jobba bort det manuella orderregistreringen helt. Så vi är jättenöjda!”

Rebecka Bergsjö, Customer Service Manager – Skånemejerier

Sammanfattning: Skånemejerier tog hjälp av Elvenite för att automatisera den manuella orderinmatningen med hjälp av en robot. Idag sparar roboten ca 12 timmar i veckan, med en potential på 1,5 heltidstjänst när allt inom kort är helt klart. Lösningen kan på sikt även minska svinnet då den mänskliga faktorn inte är lika stor.

Tusen tack Skånemejerier för ett gott samarbete, vi ser fram emot att fortsätta göra livsmedelsindustrin smartare tillsammans med er!