Butikslösningen som gör det enklare för butikspersonal att lägga sin order

Att lägga en förhandsorder innebär att personalen i en livsmedels-butik beställer varor i förväg för att säkerställa tillgången av varor som beräknas säljas under en specifik period.

För att förenkla och förbättra den här beställningsprocessen har vi utvecklat en lösning i ett verktyg som vi kallar CVRS – Coop Värmland Retail System.

Större leveranssäkerhet med förhandsorder

Förhandsorder tillämpas i butik framför allt i beställning av säsongsvaror och inför högtider som till exempel påsk och jul. Att lägga förhandsorder innebär mycket manuell handpåläggning och eftersom det görs just manuellt så blir det oftast samma person som gör det.

Manuell hantering innebär risk för handhavandefel, leder till person-beroende och därmed även stor risk för att stå utan varor. Genom CVRS har förhandsorder blivit betydligt smidigare att hantera och felmarginalen har minskat markant i och med att systemet ger nödvändig information som krävs för att göra beställningen.

Utveckling tillsammans med Coop Värmland

Genom att kombinera personalens specifika önskemål och krav med vår förståelse för datahantering och möjligheter i rapportering och verktyg så kunde vi tillsammans skapa en helhetslösning i CVRS som har underlättat det vardagliga arbetet genom att korta besluts- och beställnings-processerna i butik och vi fortsätter att succesivt utveckla verktyget.

En lösning som klarar det mesta

I CVRS-portalen kan butikspersonalen göra nästan allt – från förhandsorder till vanliga veckovisa beställningar och datumkontroller – antingen via en dator eller via en handdator de bär med sig ute i butiken.

Du sätter själv leveransdatum för din order och verktyget visualiserar varuflödet genom att ge dig en tydligt sorterad lista, prioriterad utifrån vad som saknas, vad som är beställt, vad som på väg till butiken och vilken dag det levereras. Besluten kan tas i butiken samtidigt som man möter och hjälper kunden.

Du kan dessutom se hur dina beställningar sett ut tidigare år, vilka varor som sålts, i vilka kvantiteter och vilka dagar/perioder och sedan utgå ifrån det när du lägger beställningar inför kommande högtider. Det gör det enkelt att både prognostisera, planera och jämföra. Det är numera betydligt svårare att helt missa en beställning och det framgår även tydligare att beställningen blivit korrekt, vilket var det viktigaste för butikspersonalen.

”Att kunna se historiken gör att det går snabbare att lägga en förhandsorder och det blir mer rätt när du kan se tidigare kampanjer av samma sort. Det blir mer exakta ordrar och svårare att göra fel. Det finns också en möjlighet nu att rätta en förhandsorder, förr kunde du inte göra det. Nu kan även de nya i butiken lägga förhandsorder och ändå hinna med att rätta om något skulle bli fel eller förändras” säger Anders Wendegård, butikschef på Coop Säffle.